5 Cara Membuat Template Pesan Otomatis, Tingkatkan Engagement

RADARLEBONG.ID- Komunikasi yang responsif merupakan kunci kesuksesan bisnis modern, pesan otomatis diciptakan menjadi solusi praktis untuk kebutuhan tersebut. Alat ini menawarkan fitur-fitur yang dapat memperkuat hubungan pelanggan melalui tanggapan instan. 

Pesan otomatis memungkinkan bisnis untuk tetap aktif berkomunikasi dengan pelanggan secara otomatis, dan meningkatkan pengalaman interaksi. Pesan otomatis tidak hanya mempercepat respon waktu, dengan susunan pesan yang terstruktur dan menarik, bisnis juga dapat menciptakan kesan yang positif. Bagaimana caranya? Berikut lima cara membuat template pesan otomatis.

Apa Itu Pesan Otomatis dan Mengapa Penting?

Pesan otomatis adalah pesan yang dikirim otomatis oleh sistem tanpa memerlukan terlalu banyak intervensi manusia. Sistemnya diatur menggunakan pemicu tertentu, berupa pengisian formulir, pengiriman pesan pertama, hingga tindakan tertentu di media sosial. 

BACA JUGA:Cara Gampang Ubah File Word ke PDF di Laptop yang Praktis

Fitur pesan otomatis biasanya digunakan di berbagai alat komunikasi, seperti Whatsapp, email dan chatbot untuk memberikan tanggapan instan, dan menjaga komunikasi tetap aktif. Misalnya, pesan otomatis yang diterapkan ke dalam Whatsapp untuk menyambut pelanggan baru, mengkonfirmasi pesanan hingga membuat janji temu.

Beberapa alasan ini menjadikan pesan otomatis penting untuk digunakan, antara lain:

1. Pesan otomatis memungkinkan pelanggan menerima respon sekalipun di luar jam kerja.

2. Tanggapan yang tepat waktu dapat meningkatkan pengalaman pelanggan.

3. Pesan otomatis dapat mengambil alih tugas-tugas sederhana dan mengurangi beban kerja tim.

5 Cara Membuat Template Pesan Otomatis yang Efektif

Untuk membuat pesan otomatis tetap menarik perhatian pelanggan, bisnis perlu menyusun template yang jelas dan relevan. Bagaimana caranya? Simak langkah-langkah berikut. 

1. Tentukan tujuan pesan otomatis

Tujuan pembuatan pesan otomatis harus ditetapkan untuk memastikan komunikasi berjalan dengan efektif dan relevan. Setiap jenis pesan otomatis harus disesuaikan dengan karakteristik dan identitas bisnis. 

Sehingga dalam membuat template pesan, bisnis perlu mempertimbangkan nada bahasa, informasi yang ingin disampaikan serta frekuensi pengiriman pesan. Selain itu, membuat template juga perlu dibedakan berdasarkan jenisnya. Jenis pesan otomatis dapat dibedakan sebagai berikut:

• Pesan selamat datang, digunakan untuk menyambut pelanggan yang baru pertama kali menghubungi bisnis. 

• Notifikasi transaksi dan konfirmasi pesanan, untuk memberikan informasi terkait status pesanan, pembayaran atau pengiriman. 

• Follow-up pelanggan,  untuk menindaklanjuti interaksi pelanggan, seperti menanyakan feedback, dan pengingat janji temu.

• Pesan promosi, untuk memberikan penawaran yang menarik perhatian pelanggan seperti diskon, atau informasi produk yang relevan dengan pembelian sebelumnya. 

2. Gunakan bahasa yang personal dan ramah

Personalisasi adalah kunci untuk membuat pesan otomatis terasa manusiawi dan tetap relevan dengan pelanggan. Ketika pesan dirancang secara khusus, pelanggan akan merasa bahwa mereka dihargai, hal ini dapat menmbangun hubungan emosional yang positif.

Selain itu, personalisasi pada pesan akan meningkatkan kemungkinan pesan dibuka dan direspon oleh pelanggan. Pesan dapat terasa personal dengan menambahkan beberapa elemen, seperti: menyebutkan nama pelanggan, menyertakan informasi yang relevan, serta menggunakan nada pesan yang ramah dan menyenangkan. 

Untuk memberikan kesan yang akrab, bisnis juga bisa mengirimkan pesan personal berupa promo khusus di momentum berharga bagi pelanggan seperti perayaan ulang tahun. Misalnya, "Hai, Budi, Selamat ulang tahun. Nikmati hari yang berharga ini, dengan menikmati diskon 20% untuk semua produk kami. Jangan sampai kelewatan! Kunjungi katalog kami untuk melihat koleksi terbaru."

3. Buat pesan yang jelas, ringkas, dan informatif

Agar pesan otomatis dapat diterima secara efektif, perlu diingat bahwa bisnis harus menggunakan bahasa yang jelas, ringkas dan informatif. Hal ini ini perlu diperhatikan untuk menghindari pelanggan bingung dengan konteks yang ingin disampaikan.

Hindari penggunaan kalimat yang terlalu panjang, dan berbelit agar poin utama dari pesan otomatis dapat tersampaikan. Sampaikan pesan dengan bahasa yang lugas dan sederhana. Selain itu, bisnis juga dapat menggunakan CTA (call-to-action) untuk mendorong pelanggan melakukan tindakan tertentu.

Misalnya, “Halo, Nina! Terima kasih telah menghubungi kami. Jika Anda membutuhkan bantuan, klik tautan berikut ini.”

4. Manfaatkan fitur whatsapp business

Whatsapp merupakan salah satu aplikasi pesan singkat yang populer digunakan di Indonesia. Bisnis dapat menggunakan Whatsapp Business API untuk mengirimkan pesan otomatis dalam jumlah yang besar. Dengan menggunakan API, bisnis dapat mengintegrasikan Fitur Whatsapp ke dalam platform bisnis seperti CRM.

Selain itu, bisnis juga dapat memanfaatkan berbagai fitur otomatis lain seperti chatbot, notifikasi transaksi, dan pesan blast untuk menjawab pertanyaan pelanggan secara instan. 

Melalui integrasi Whatsapp Business API dengan CRM, bisnis juga dapat menggunakan fitur yang interaktif dalam pesan otomatis untuk menarik perhatian pelanggan. Salh satunya adalah Whatsapp carousel, sebuah fitur pesan otomatis yang memungkinkan bisnis untuk menyajikan informasi dengan cara visual yang dinamis. 

Bisnis dapat menyusun dan mempromosikan katalog produk, atau memberikan opsi layanan kepada pelanggan. Penggunaan carousel ini juga dapat mendukung penyampaian konten yang lebih terstruktur.

5. Lakukan pengujian dan optimasi secara berkala

Template pesan otomatis tidak bisa selamanya bekerja dengan cara yang sama, preferensi pelanggan terhadap struktur pesan akan bergerak secara dinamis. Oleh karena itu, diperlukan pengujian dan optimasi secara berkala untuk memastikan pesan otomatis tetap relevan dan bekerja dengan efektif.

Bisnis dapat menggunakan metode A/B testing, yaitu menguji pesan otomatis dengan mengirimkan dua versi yang berbeda untuk mengukur mana yang memiliki performa lebih baik. Misalnya, mengirimkan dua pesan otomatis dengan gaya bahasa yang berbeda, melalui pengujian tersebut, bisnis dapat menilai mana yang mendapatkan respon positif dari pelanggan.

Selain A/B testing, bisnis juga dapat menganalisa data engagement, untuk memahami keberhasilan pesan otomatis. Metode ini dilakukan dengan cara memantau matriks-matriks penting, seperti tingkat respons, open rate, atau click-through rate (CTR). Melalui data-data tersebut, bisnis dapat menganalisis wawasan tentang bagaimana pelanggan berinteraksi dan bagian mana yang perlu ditingkatkan.

Metode terakhir yang dapat dilakukan bisnis adalah dengan menilai performa pesan otomatis melalui feedback pelanggan. Metode ini lebih realistis karena bisnis dapat secara langsung melihat sudut pandang pelanggan terkait isi pesan yang mereka terima. Sehingga bisnis dapat menyesuaikan pesan otomatis dengan ekspektasi pelanggan.

Kesimpulan

Untuk meningkatkan engagement pelanggan, membuat template pesan otomatis yang efektif memerlukan strategi yang cermat. Langkah pertama adalah menentukan tujuan dari setiap pesan otomatis, agar relevan dan sesuai kebutuhan bisnis. Menggunakan bahasa yang personal dan ramah menjadi elemen penting lainnya dalam membangun koneksi dengan pelanggan. 

Selain itu, pesan otomatis harus disusun dengan jelas, ringkas, dan dilengkapi dengan informasi utama serta elemen Call-to-Action (CTA) yang mendorong tindakan. Bisnis juga bisa memanfaatkan fitur-fitur dalam WhatsApp Business API untuk menyajikan pesan interaktif yang visual. Terakhir, melakukan pengujian dan optimasi secara berkala untuk memastikan pesan tetap efektif. 

 

Dengan menerapkan pendekatan ini, bisnis dapat memperkuat hubungan pelanggan dan memaksimalkan efektivitas komunikasi.

Sumber: